1. Какво е система за подаване на сигнали при нарушения                                            

Спазването на законовите разпоредби и вътрешните правила е основен приоритет в Moto-Pfohe Group. Ние можем да избегнем вреда за нашата компания, нашите служители и бизнес партньори само ако се спазват правила и стандарти. Следователно неправомерното поведение трябва да бъде разпознато бързо, обработено и незабавно отстранено.

Това призовава за бдителност от страна на всички, както и готовност да се обърне внимание на възможните сериозни нарушения на законите въз основа на конкретни доказателства. Ние също ценим информация от подобно естество от бизнес партньори, клиенти и други трети страни.

Системата за подаване на сигнали гарантира най-голямата възможна защита на лица, подаващи сигнали за нарушители и лица, замесени в нея. Разследване започва само след много внимателно проучване на фактите и конкретни доказателства за законово нарушение. Ще има строга конфиденциалност и поверителност по време на целия процес на разследване. Информацията ще бъде преглеждана справедливо, бързо и чувствително.

За целта на настоящата система и Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Закона“) 1 се създава регистър, който следва да бъде поддържан от Комитета по вътрешен контрол. Регистърът следва да се съхранява от Комитета по вътрешен контрол на хартиен носител.

Всяко нарушение на нашите етични принципи, както и всички други нарушения на закони и разпоредби и всеки инцидент, свързан по-специално, но не изключително със следните области:

• Човешки права
  • Корупция
• Тормоз
• Здраве и сигурност

•  Измама

•  Поверителност на данните

•  Международни санкции и ембарго

•  Околна среда

1 Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения - https://lex.bg/bg/laws/ldoc/2137231156

•  Дискриминация

• нарушения     на     българското     законодателство     или     на     посочените     в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите; г) безопасността на транспорта;

д) опазването на околната среда;

е) радиационната защита и ядрената безопасност;

ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;

з) общественото здраве;

и) защитата на потребителите;

к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни; л) сигурността на мрежите и информационните системи;

• нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
• нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф

2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

• нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
• извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 5 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
• сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:

1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
2. трудовото законодателство;
3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

•  Всякакви престъпления или нарушения

 Какво да запомните                                                                                                                        

Спазваме поверителността:

• на самоличността на лицата, подаващи сигнали;
• на самоличността на всеки, идентифициран чрез сигнала;
• на всички документи, които могат да бъдат изпратени и получени като част от сигнала.

Moto-Pfohe Group няма да предприема никакви ответни мерки (законови или дисциплинарни) срещу лицето, подало сигнала. Ако лицата, подаващи сигнали, смятат, че са жертва на репресивни мерки, той трябва незабавно да го съобщи чрез системата за подаване на сигнали.

Въпреки това, всяка злоупотреба с или неподходяща употреба на системата за подаване на сигнали може да доведе до по-нататъшни действия.

Всички опции за контакт, заедно с подробности и коментари относно разкриването на лични данни, можете да намерите по-долу.

Отговорните лица са достъпни по следния начин:

Всички съобщения от служители (търговци, мениджъри по продажбите и служители, предоставящи услуги) трябва да бъдат насочени към членовете на Комитета по вътрешен контрол на адрес: reports@motopfohe.bg или гр. София, бул.

„Сливница“ 444, за Комитета по вътрешен контрол.

В случай на конфликт на интереси или съмнения за такива, съответния член на Комитета по вътрешен контрол следва да бъде заменен за разглеждането на съответния случай от Управителя на дружеството.

Всички сигнали относно мениджърите на филиали или директори / мениджъри, както и при съмнения за конфликт на интереси от страна на подаващото сигнала лице, трябва да се насочват към управителите.

Членовете на комитета по вътрешен контрол:

1. получават сигналите и потвърждават получаването им в срок от 7 дни след получаването;
2. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;
4. предоставят обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;
5. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
   1. документират устни сигнали;
   2. поддържат регистър на подадените сигнали;
   3. изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства;
   4. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
   5. предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
      1. в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени:

а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;

б) предлагат на дружеството предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Мото-Пфое Група (всяко едно от дружествата в групата) предприема следните последващи действия:

1. въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на Комитета по вътрешен контрол, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;
2. приоритизира по предварително определени критерии и правила разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения;
   1. прекратява проверката:

а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по този закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;

б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

1. изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

В случаите, когато проверката е прекратена на основанията, предвидени в Закона, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали - Комисията за защита на личните данни.

Важно е да се уверите, че информацията, съдържаща се в доклада, който представяте на специализираното лице, е възможно най-конкретна, за да може да бъде обработена и проучена по подходящ начин.

Полезно е, ако вашият сигнал съдържа отговор на следните пет въпроса:

• Кой?
  • Какво?
  • Кога?
  • Как?
  • Къде?

Моля, уверете се, че съдържанието на съобщението ви, може да бъде лесно разбрано от лица, които не са специалисти във вашата област. Може би ще се наложи да бъдете на разположение да отговорите на допълнителни въпроси. Това би било много полезно. Моля да се уверите, че ще получите доказателство, че Вашият сигнал е входиран в регистъра на Moto-Pfohe Group.

6.   От какво съм защитен при подаване на сигнал?                                                            

Мото Пфое Груп гарантира на подалите сигнал лица, че техните законоустановени права няма да бъдат ограничавани.

Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея,